4月から地元である札幌に本格的にUターン移住し、2か月経過。
WEB系の企業でも働きながら、リアルな話をベースに楽曲を作っているわたしですが、今日はお仕事でよくある話の一つ、「電話」について。
これを読んでいるみなさんは、お仕事の中でどれくらい電話を使うでしょうか？
その電話は、固定電話でしょうか、それともスマホでしょうか。
わたしが今いる企業では、つい先日までワンフロアのオフィスに固定電話がひんぱんに鳴り響くような環境でした。
そこでわたしが感じたことと、その後に取った行動と環境の変化について書きたいと思います。
不意打ちの電話によって、たくさんの見えない時間が失われている
固定電話が各席やエリアでガンガン鳴り響くような環境に身を置くのは初めてだったので、すごく違和感ばかりを感じました。
というか、無駄しかない！！！
という思いでした。
わたしのいるオフィスでの固定電話は外線と内線両方で使うものですが、ルールとしても「手が空いている人が取る」というあいまいなもの。
中小企業なので今までそうだったらしいのですが、それはまぁ良いとして。
電話というコミュニケーションツールは、
①電話が鳴る→②受ける（→③転送する）→④切るの4つのステップでできています。
まわりにいる人を含めて影響を受けるのが①で、②③④は受け手の特定の人が影響を受けます。
一番最悪なのは①で、次が②だと思います。
仮に、不意打ちの電話の着信音が1日20回鳴ったとします。
オフィスでは100人働いていて、1回の着信音で全員集中力が切れてしまうと仮定します。
集中力を取り戻すために1人あたり5秒必要だとします。
20（回） ×100（人）× 5（秒）＝10000秒/日＝166.7分＝2.7時間
1日2.7時間も無駄になっている計算になります。
1か月の稼働日が20日だとすると、2.7時間×20日＝54時間/月も無駄になっています。
①だけで月に54時間です。
電話の音のせいで一人ずつ30分くらい強制的に残業させられているようなものです。
プラス、個別に電話対応する②電話を受けるを入れたら、どうなるのでしょうか。
1件あたりの電話の分数が5分だとします。
100人に1日1件ずつかかってくるとします。
5（分）×100（人）＝500分＝8.3時間/日
これも稼働日が月20日だとすると、8.3時間×20日＝166時間/月
①電話が鳴る、②受けるの2つを足すと、54時間＋166時間＝220時間/月となり、
100人の会社だとしたら、電話のせいで一人ずつ2.2時間も仕事が中断していることになります。
もちろん必要な電話もあるかもしれないので、全部が無駄な時間でもないし、仕事が「中断」っていう言い方は合ってないかもしれませんが、それでも単純計算しただけでこんな結果。
やばいです。本当に。
しかも、固定電話の場合で「誰かが取る」という環境の場合は、取って転送とか、代わりに別の人の内線に出るなども必要になります。
ちなみにこの「不意打ちの電話」には、「電話会議」は入らないです。
電話会議は会議の一種で、予定されていることなので不意打ちの電話ではありませんー。
限られている人の時間を、安易にあなたの都合だけで奪わないでくださいっていう話。
見えない時間が電話で失われている事実をもっと知ってほしい。
一時期堀江さんとか田端さんとかはあちゅうさんとか、有名な方々がこぞって「電話は時間のレイプ」って言っていたけど、改めて同感ですね…。
わたしは「不意打ちの電話」に限定だけど。
「電話を取る」という仕事は必要なのか？
あまりにも無駄すぎるけど誰も無駄だと思っていない、電話を取るという仕事も必要な仕事だ、「電話取ってくださいよ！」と言われる環境だったのですが、わたしはちょっと耐えきれず発言してしまいました。
「固定電話を取るという仕事は誰の仕事なんでしょうか？」
仕事って、優先度、難易度、重要度、いろんな〇〇度があると思います。
そういう〇〇度を考えて過ごさず、無駄な強制残業的な時間を過ごすことに意味はあるのかなと思いました。
結果、社長や役員にも呼び出しをくらい、仕事に優劣をつけていること自体が問題って言われましたが…
コンサルティング業界出身者で年俸制だった自分としては、いろんな意味でカルチャーショックでした。
でも、働きづらいっていうことは理解してもらえたようで、環境を改善してくれました！
今はガンガン鳴り響く電話が減って、前よりは静かな環境になりました。
とりあえず良かった…
すぐに環境を改善してくれるっていうのは、やっぱり良い企業なんでしょうね。
電話を安易に使う人は、相手に対する配慮がないと思う
今って、連絡を取るためのツールはたくさんあります。
MicrosoftのOffice365のツール、Slack、その他社内SNSなどなど。
そして、個々人がスマホを持ち歩くような環境にもなっているし、働き方もリモートだったりオフィスに滞在でも席は流動的だったり。
連絡を取りたい相手は今どこで何をしているのかがわからないのに、自分の都合で安易に電話をする人は、場当たり的で相手に対する配慮がないと思う。
配慮する必要がない間柄だったら別です。
人によってその間柄って違いますよね。
わたしは不意打ちで電話が来ても気にならないのは家族や恋人、気心の知れた友達くらいなのですが、それも人によって違う。
自分の都合を優先させないと厳しい状況もときにはあると思うのですが、そうじゃないものまで電話を使うのかという話。
しかもコールセンターでもない限り履歴は残らないので「言った」「言わない」になりやすいし、役立つ話や大事な話も人に溜まって社内には溜まらない。
何かあったときに怖いんですよね…。証拠が残らないので。
メールやチャットがめんどくさいという人は、文章化することをさぼってるか、ツールを使うのが億劫なだけ。
話すことが多いなら「電話会議」という依頼をすればいい。
年代によっても捉え方が違うと思うけど、わたしはそう思っちゃうんですよね。
電話が実は嫌いという人は結構多いのではと思っています。
こういう意見もあるんだなって思ってもらえたら。
今日も誰かの気持ちに寄り添えていたら嬉しいです＾＾
MIMO
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